Directie secretaresse voor directeur zorg

20-24 uur - Rijswijk

Als directiesecretaresse ontzorg je de directeur zorg bij haar dagelijkse werkzaamheden. Samen met twee collega secretaresses vorm je het directiesecretariaat voor de directie en raad van bestuur. Jullie werken als team samen om bij afwezigheid tijdelijk elkaars taken over kunnen nemen.

Je voert alle voor de hand liggende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden uit. De directeur vindt het prettig om goed op de hoogte te zijn van de laatste status van issues, projecten of andere onderwerpen die spelen.

Taken

• Complex agenda- en emailbeheer, proactieve ondersteuning bij het maken van afspraken en afhandeling van de mail. Je houdt continue het overzicht, scant e-mails en bepaalt wat er voor de directeur relevant is en waar actie vereist is.
• Voorbereiden en verslaglegging van diverse overleggen. Jij zorgt ervoor dat ze (ruim) van tevoren de juiste vergaderstukken ontvangt. Mocht er bepaalde informatie ontbreken, dan zorg je ervoor dat deze er op tijd komt. Verder maak je de notulen tijdens vergaderingen en bewaak je gemaakte afspraken en acties.
• Je bent het eerste aanspreekpunt en de linking pin tussen de directeur, de organisatie en de externe contacten.

Wat breng je mee

• Een passende afgeronde opleiding bijvoorbeeld op het secretariële of managementassistent vlak.
• Snel en nauwkeurig kunnen werken en sterk in communiceren.
• Vanuit zelfstandigheid servicegericht kunnen samenwerken en proactief kunnen ontzorgen.
• We vinden het belangrijk dat we op je kunnen en mogen vertrouwen. Flexibiliteit tijdens het uitvoeren van jouw taken kunnen wij enorm waarderen.
• Minimaal drie jaar recente en relevante werkervaring, bij voorkeur binnen een grote organisatie (1000+ medewerkers).
• Uitstekende kennis van o.a. Microsoft Office maar ook programma's zoals iBabs of andere programma's en systemen heb je zo onder de knie.

Wat kan je van ons verwachten?

• Een veelzijdige rol in een professioneel team dat zich sterk maakt om het directieteam goed te ondersteunen.
• Wil je bij Jeugdformaat werken, dan vragen wij een positieve Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
• Een salaris van minimaal €2686 tot maximaal en €3839 bruto per maand (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur) conform de CAO Jeugdzorg.
• Een jaarcontract (met uitzicht op een vast dienstverband) van 20 tot 24 uur per week. Werkdagen en werktijden zijn in overleg vast te stellen.
• Een vakantietoeslag van 8%, een pensioenregeling via PFZW, reiskostenvergoeding, een fietsenplan en kortingen op verschillende verzekeringen.
• Een eindejaarsuitkering van 8,3%, 200 verlofuren (bij 36 uur), een tegemoetkoming in de premie zorgverzekering van € 20,- bruto per maand en een gedeeltelijke doorbetaling bij opname van ouderschapsverlof.
• Volop de mogelijkheid jezelf verder te ontwikkelen met trainingen via onze Jeugdformaat Academie.

Binnen Jeugdformaat streven wij naar een divers personeelsbestand. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten kunnen namelijk de denkkracht van Jeugdformaat vergroten.

Heb je interesse in deze vacature?

Stuur dan je motivatie en CV via de knop solliciteer. Bel met vragen gerust met Hugo van Eijk, Bestuurssecretaris en Manager Team Kwaliteit & Ontwikkeling, 06-46396932.